Work Packages 2

Il coordinamento del progetto sarà supportato da una solida struttura decisionale per garantire l’integrità, il rispetto degli obiettivi del progetto, un’efficiente gestione quotidiana e valutazioni aggiornate sui risultati e sulle prestazioni. Sarà composto da:

Il Coordinatore di Progetto (CP) (UNIPA), sarà incaricato di garantire il raggiungimento degli obiettivi del progetto. I suoi compiti saranno:

• Avere una panoramica generale del progetto, contatto diretto con l’AdG e garanzia della consegna dei documenti amministrativi, finanziari e tecnici;
• Il CP a seguito di azioni e decisioni, sulla base delle decisioni del PSC (Project Steering Committee) e delle raccomandazioni FGC (Full Group Committee), gestirà le modifiche negli accordi di sovvenzione e partenariato con il supporto dell’Ufficio Amministrativo e dei servizi legali dell’Università di Palermo;
• Seguire e aggiornare gli indicatori e le relazioni del progetto con il supporto di tutti i leader dei WP e dei partner di progetto ai loro diversi livelli di impegno.

Ufficio Amministrativo (UA) (UNIPA), supportato da un assistente e un responsabile per garantire il completamento del progetto con il budget approvato. Per il controllo delle spese, il partenariato seguirà le linee del programma Italia-Malta consultandosi con l’autorità di gestione. Tali attività includono:

• Monitoraggio dell’andamento dei costi per rilevare deviazioni dal piano con il supporto di mezzi elettronici condivisi e modelli comuni;
• Preparazione delle relazioni finanziarie all’Autorità di Gestione tramite CP, caricando i dati nel Sistema informatico di monitoraggio e controllo dell’AdG, assicurandosi che le modifiche appropriate siano registrate nella baseline dei costi;
• Controllo di costi di budget errati, inappropriati o non autorizzati, informando l’Autorità di Gestione tramite il CP.

Full Group Committee (FGC), presieduto dal CP, co-responsabile UM e composto da tutti i rappresentanti dei partner e dalle UA. Si riuniranno periodicamente nel progetto e forniranno un feedback al PSC. Inoltre, costituirà la via per le consultazioni e monitorerà i progressi a livello del partenariato completo, promuovendo un approccio di condivisione delle responsabilità a vantaggio di obiettivi comuni. Sebbene si cercheranno decisioni unanimi, in caso di controversie o opinioni diverse, la decisione finale sarà presa con il massimo consenso.

Project Steering Committee (PSC), presieduto dal CP, co-responsabile UM, e composto dai leader dei WP e responsabili selezionati (almeno un membro per ogni partner). Il PSC si riunirà periodicamente per  assicurare una cooperazione efficace e procedure armonizzate tra i partner. Il PSC si occuperà della pianificazione dei compiti amministrativi, tecnici e scientifici; proporrà/approverà eventuali modifiche delle modalità o dei tempi; supporterà l’organizzazione del progetto, i protocolli e le relazioni di garanzia della qualità; e fornirà consulenza sulla strategia generale per migliorare il funzionamento e la sostenibilità del sistema. Sarà la via definitiva per le decisioni a livello di piena partnership.

Comunicazione all’interno della partnership

Dall’esperienza maturata in progetti precedenti, il successo dell’attuazione di un progetto dipende da 4 aspetti  essenziali: (i) un quadro di sana gestione che dia voce a tutti i partner e garantisca un approccio coerente; (ii) un Coordinatore di progetto (CP) assistito da funzionari esperti del partenariato che garantiscono la qualità delle attività del progetto e valutano i progressi; (iii) un quadro comune e mezzi per condividere informazioni e supportare la rendicontazione e l’aggiornamento, sia tecnicamente che finanziariamente, e (iv) un piano dettagliato di azioni in cui i partner siano pienamente consapevoli degli impegni e degli obblighi.

Per sua natura il progetto Beyond CALYPSO richiede necessariamente il pieno impegno lavorativo reciproco tra tutti i partner. I compiti chiave del progetto, possono essere raggiunti solo attraverso una combinazione di sforzi e azioni sul campo che uniscono competenze e strutture in un unico quadro.

La struttura di gestione di CALYPSO SOUTH garantisce queste qualità coinvolgendo partner che hanno già lavorato insieme e hanno esperienza attraverso la partecipazione a progetti precedenti, come  CALYPSO e CALYPSO FO. Il CP (Prof. Giuseppe Ciraolo) ha già guidato numerosi progetti internazionali. Le principali parti interessate transfrontaliere saranno direttamente coinvolte nel progetto per garantire i massimi benefici nelle applicazioni con attività nell’ambito del progetto stesso. Per garantire la piena copertura degli aspetti tecnici, scientifici e di networking, saranno coinvolti ricercatori afferenti al partenariato. Si farà un uso maggiore degli ampi legami che il CP ha, con altri gruppi di ricerca nel Mediterraneo e in Italia. Tutti questi ruoli saranno supportati da personale dedicato impegnato specificamente per il progetto.

Le principali strutture di gestione sono co-presiedute intenzionalmente da partner maltesi e siciliani. La leadership dei compiti è scelta diligentemente in base alle competenze dei partner, con un equilibrio di responsabilità tra i partner transfrontalieri. Il Segretariato Beyond CALYPSO (presso Unipa e supporto diretto di UM) fungerà da punto focale per promuovere il flusso di comunicazione tra i partner. Il Segretariato sarà un punto di contatto permanente per i partner e uno sportello aperto per assistere nel flusso di informazioni tra tutti i partner e coordinare le attività di divulgazione.